Introducción
Un negocio puede comenzar con pocos productos y funcionar perfectamente llevando el control de manera sencilla. Sin embargo, a medida que el negocio crece, también aumenta la cantidad de productos, compras, ventas e información que se necesita controlar.
Cuando existen muchos productos, es necesario mantenerlos organizados. Una de las formas más sencillas y útiles de hacerlo es mediante categorías.
El módulo Categorías permite crear y administrar las diferentes clasificaciones que posteriormente serán utilizadas para organizar los productos dentro del ERP.
¿Qué es una categoría?
Una categoría es una forma de agrupar productos que tienen algo en común.
Por ejemplo, un negocio dedicado a la venta de repuestos puede tener productos relacionados con:
- Frenos
- Suspensión
- Motor
- Sistema eléctrico
- Lubricantes
- Refrigeración
Cada uno de estos grupos puede convertirse en una categoría dentro del ERP.
Ejemplo
Supongamos que el negocio vende los siguientes productos:
| Producto | Categoría |
|---|---|
| Pastilla de freno Toyota Corolla | Frenos |
| Disco de freno Toyota Corolla | Frenos |
| Amortiguador delantero | Suspensión |
| Bujía NGK | Motor |
| Aceite 20W50 | Lubricantes |
El negocio probablemente ya organiza mentalmente sus productos de esta manera. El ERP simplemente permite llevar esa organización a un sistema estructurado.
¿Qué es un catálogo?
En un sistema de gestión, un catálogo es una lista organizada de elementos que el negocio utiliza de manera recurrente.
Por ejemplo, podemos tener:
- Catálogo de categorías
- Catálogo de productos
- Catálogo de clientes
- Catálogo de proveedores
El catálogo de categorías contiene las categorías que han sido creadas para organizar los productos del negocio.
Ejemplo de catálogo de categorías
| Código | Categoría | Estado |
|---|---|---|
| CAT-001 | Frenos | Activa |
| CAT-002 | Suspensión | Activa |
| CAT-003 | Motor | Activa |
| CAT-004 | Lubricantes | Activa |
Categoría y producto no son lo mismo
Esta es una de las diferencias más importantes que debemos comprender.
Categoría
Frenos
Representa un grupo de productos.
Productos
- Pastilla Toyota Corolla
- Disco Toyota Corolla
- Cilindro maestro
- Zapata de freno
Otro ejemplo
Categoría: Lubricantes
Productos:
- Aceite 10W40
- Aceite 20W50
- Aceite sintético 5W30
- Líquido de transmisión
¿Por qué son importantes las categorías?
Cuando un negocio tiene pocos productos, puede resultar fácil recordar dónde se encuentra cada uno. Pero cuando el inventario comienza a crecer, mantener todos los productos sin clasificación puede dificultar su administración.
Las categorías ayudan a:
- Mantener los productos organizados.
- Facilitar la búsqueda de información.
- Identificar rápidamente grupos de productos.
- Mantener un catálogo ordenado.
- Facilitar posteriormente consultas y reportes.
- Evitar que los productos se registren sin una clasificación clara.
¿Cómo debe pensar el usuario al crear una categoría?
Antes de crear una categoría, hágase esta pregunta:
¿Estoy creando un grupo de productos o estoy creando un producto específico?
Las categorías dentro del ERP
El módulo Categorías es el lugar donde se administran las clasificaciones que posteriormente estarán disponibles al registrar productos.
El flujo básico es:
Por esta razón, las categorías forman parte de la información inicial que conviene organizar antes de registrar una gran cantidad de productos.
Flujo del módulo Categorías
Ingresar al módulo Categorías
Desde el sistema ERP, ingrese al módulo correspondiente a Categorías.
Consultar las categorías existentes
Al ingresar al módulo se presenta el listado de categorías registradas.
Antes de crear una categoría nueva, revise primero el listado. Esto ayuda a evitar categorías duplicadas.
Crear una nueva categoría
Cuando sea necesario crear una nueva clasificación, utilice la opción destinada a registrar una nueva categoría.
Antes de guardar, asegúrese de que el nombre represente realmente un grupo de productos.
Ejemplo
Si el negocio comienza a vender diferentes productos relacionados con refrigeración, puede crearse la categoría:
Posteriormente podrán registrarse productos como:
- Radiadores
- Termostatos
- Mangueras
- Ventiladores
- Bombas de agua
Registrar la información de la categoría
Complete los datos solicitados por el sistema.
Revise que la información sea correcta antes de guardar. Utilice nombres claros y fáciles de identificar.
Recomendado
- Frenos
- Suspensión
- Lubricantes
- Sistema eléctrico
Evitar
- Cosas varias
- Otros
- Varios
- Producto nuevo
Guardar la categoría
Después de completar la información requerida, proceda a guardar.
Una vez guardada correctamente, la categoría estará disponible dentro del catálogo.
Verificar la categoría creada
Después de guardar, revise el listado de categorías y confirme que la nueva clasificación aparezca correctamente.
Ejemplo práctico
Supongamos que el negocio comercializa repuestos para vehículos.
Actualmente cuenta con estas categorías:
Ahora se decide comenzar a comercializar productos relacionados con el sistema de refrigeración.
Antes de registrar los productos, se crea la categoría:
Posteriormente se pueden registrar:
| Producto | Categoría |
|---|---|
| Radiador Toyota Corolla | Refrigeración |
| Termostato Toyota Corolla | Refrigeración |
| Bomba de agua | Refrigeración |
| Manguera de radiador | Refrigeración |
De esta manera, el catálogo comienza a crecer de forma organizada.
Buenas prácticas
16.1 Utilizar nombres claros
El nombre debe permitir comprender inmediatamente qué tipo de productos pertenecen a la categoría.
16.2 Evitar duplicados
Antes de crear una categoría nueva, revise si ya existe una clasificación similar.
16.3 Evitar categorías demasiado específicas
Una categoría debe representar un grupo y no un único producto.
16.4 Evitar categorías genéricas
Nombres como "Otros" o "Varios" pueden dificultar posteriormente la organización y el análisis de la información.
16.5 Mantener un criterio uniforme
Si se decide utilizar categorías por tipo de producto, se debe mantener ese criterio en todo el catálogo.
Errores comunes
Error 1 — Crear una categoría para cada producto
Producto: Pastilla Toyota Corolla
Error 2 — Crear categorías duplicadas
Por ejemplo:
Si las tres representan el mismo grupo de productos, se está generando una clasificación innecesariamente fragmentada.
Error 3 — Utilizar nombres demasiado generales
Por ejemplo: Otros.
Con el crecimiento del inventario, una categoría como esta puede terminar conteniendo una gran cantidad de productos diferentes y perder su utilidad.
¿Qué relación tiene Categorías con otros módulos?
Categorías no funciona de manera aislada. La información creada en este módulo forma parte del proceso de registro y administración de productos.
Por eso, aunque el módulo Categorías pueda parecer sencillo, su correcta configuración ayuda a mantener ordenada información que posteriormente será utilizada en otros procesos del ERP.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear muchas categorías?
Sí, siempre que cada una tenga una finalidad clara y represente un grupo real de productos.
¿Una categoría puede tener varios productos?
Sí. Una categoría está diseñada precisamente para agrupar productos relacionados.
¿Debo crear una categoría por cada producto?
No. La categoría representa el grupo y el producto representa el elemento específico.
¿Qué nombre debo utilizar?
Utilice nombres claros, conocidos por las personas que trabajan en el negocio y que permitan identificar fácilmente el grupo de productos.
¿Qué sucede si creo una categoría incorrectamente?
Dependiendo del estado de utilización de la categoría, podrá ser necesario corregirla o desactivarla de acuerdo con las reglas del sistema.
Antes de comenzar a registrar productos
Antes de cargar una gran cantidad de productos en el ERP, se recomienda revisar que las categorías principales del negocio ya estén definidas.
Esto permitirá que el registro de productos se realice desde el principio con una estructura organizada.
Resumen
Una categoría es una forma de agrupar productos que tienen algo en común.
El catálogo de categorías permite mantener estas clasificaciones organizadas y disponibles para el resto del sistema.
La categoría organiza; el producto identifica.
Una buena clasificación facilita la administración del catálogo y ayuda a mantener organizada la información que posteriormente será utilizada en productos, compras, inventario, cotizaciones y ventas.