Módulo de Compras
Gestión de compras, proveedores y abastecimiento del inventario.
Introducción
El módulo Compras permite registrar y consultar las compras realizadas a los proveedores de la empresa.
Desde este módulo se pueden registrar los productos adquiridos, indicar las condiciones de pago, aplicar descuentos e impuestos y consultar posteriormente el historial de compras.
Una característica importante del módulo es que la compra está integrada directamente con el inventario. Al registrar una compra, las cantidades adquiridas se incorporan automáticamente al stock de los productos correspondientes.
Acceso al módulo
El módulo de Compras está disponible para los usuarios que tengan alguno de los siguientes roles:
ADMIN
Acceso administrativo al módulo.
SUPERVISOR
Puede gestionar las operaciones de compras autorizadas.
CAJERO
Puede realizar las operaciones disponibles del módulo.
Colocar aquí una captura del acceso al módulo Compras.
Pantalla principal
Al ingresar al módulo se muestra la pantalla Gestión de Compras.
La pantalla está dividida en indicadores generales y un historial de las compras registradas.
Colocar aquí una captura completa de la pantalla principal del módulo Compras.
Indicadores principales
Total Compras
Muestra la cantidad de registros de compras existentes en el sistema.
Monto Total
Muestra el monto acumulado de las compras que no se encuentran anuladas.
Compras Crédito
Indica la cantidad de compras registradas bajo la modalidad de crédito.
Anuladas
Muestra la cantidad de compras que han sido anuladas.
Historial de compras
Debajo de los indicadores se encuentra la tabla Historial de Compras.
Esta tabla permite consultar las compras registradas y ejecutar las acciones disponibles para cada registro.
| Columna | Descripción |
|---|---|
| ID | Identificador interno de la compra. |
| Compra | Número generado automáticamente para la compra. |
| Proveedor | Proveedor al que se realizó la compra. |
| Factura | Número de factura registrado. |
| Fecha | Fecha de registro de la compra. |
| Tipo Pago | Indica si la compra fue de contado o crédito. |
| Total | Valor total de la compra. |
| Estado | Estado actual de la compra. |
| Acciones | Permite consultar o anular una compra. |
Registrar una nueva compra
Para registrar una compra, haga clic en el botón Nueva Compra.
Colocar aquí una captura mostrando el botón "Nueva Compra".
El sistema abrirá una ventana donde se deben completar los datos generales de la compra y posteriormente agregar los productos.
Datos generales de la compra
La primera parte del formulario corresponde a los datos generales de la compra.
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Proveedor | Seleccione el proveedor al que se realizó la compra. | Sí |
| Tipo Documento | Permite seleccionar FACTURA, RECIBO o PROFORMA. | No |
| Número Factura | Permite registrar el número del documento entregado por el proveedor. | No |
| Pago | Permite seleccionar CONTADO o CREDITO. | No |
Colocar aquí una captura de la sección "Datos Generales".
Agregar productos
Después de completar los datos generales se deben agregar los productos adquiridos.
Para cada producto se selecciona el artículo, se indica la cantidad y se registra el precio de compra.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Producto | Seleccione el producto que se está comprando. |
| Cantidad | Cantidad de unidades adquiridas. |
| Precio Compra | Precio al que se adquirió el producto. |
| Subtotal | Se calcula automáticamente multiplicando cantidad por precio de compra. |
Selección del producto
Al seleccionar un producto, el sistema carga automáticamente el precio de compra registrado actualmente para ese producto.
El usuario puede revisar o modificar el precio antes de agregar el producto a la compra.
Agregar el producto
Una vez seleccionados el producto, cantidad y precio, presione el botón para agregarlo al detalle de la compra.
El sistema calculará automáticamente el subtotal de esa línea.
Producto repetido
Si un producto ya fue agregado al detalle y se vuelve a seleccionar, el sistema no crea una segunda línea independiente. En su lugar, suma la nueva cantidad a la cantidad existente y actualiza el precio de compra indicado.
Colocar aquí una captura de la sección "Agregar Productos".
Detalle de la compra
Los productos agregados aparecen en la sección Detalle de Compra.
Antes de guardar, el usuario puede revisar las líneas de productos y eliminar aquellas que hayan sido agregadas incorrectamente.
| Columna | Información |
|---|---|
| Producto | Producto incluido en la compra. |
| Cantidad | Cantidad adquirida. |
| Precio | Precio unitario de compra. |
| Subtotal | Resultado de cantidad × precio. |
| Acción | Permite eliminar el producto del detalle. |
Colocar aquí una captura del detalle de una compra con varios productos.
Totales de la compra
En la parte inferior del formulario se muestran los valores económicos de la compra.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Subtotal | Suma de los subtotales de todos los productos. |
| Descuento | Valor que se desea descontar de la compra. |
| Impuesto | Valor del impuesto aplicado a la compra. |
| Total | Resultado final de la compra. |
Cálculo del total
Total = (Subtotal − Descuento) + Impuesto
El sistema evita que el total final de la compra sea negativo.
Colocar aquí una captura mostrando los totales de la compra.
Observación
El formulario dispone de un campo de observación donde se puede registrar información adicional relacionada con la compra.
Este campo puede utilizarse para dejar una referencia útil relacionada con la operación o con el documento recibido.
Colocar aquí una captura del campo de observación.
Guardar la compra
Antes de guardar, verifique que:
- Se haya seleccionado un proveedor.
- La compra tenga al menos un producto.
- Las cantidades sean correctas.
- Los precios de compra sean correctos.
- El descuento y el impuesto sean correctos.
- La forma de pago sea la correspondiente.
- El número de factura haya sido registrado correctamente, cuando corresponda.
Luego presione Guardar Compra.
Colocar aquí una captura del botón "Guardar Compra".
Al guardar correctamente, el sistema genera automáticamente el número de compra y muestra un mensaje de confirmación.
¿Qué sucede después de guardar?
El registro de una compra desencadena varias operaciones automáticamente.
Se registra la compra
Se guarda la información general y el detalle.
Se genera el número
El sistema asigna un código como COMP-000001.
Se actualiza el stock
Las cantidades compradas se suman al inventario.
Se registra el movimiento
Se registra una entrada de inventario.
Se actualiza el precio
El precio de compra del producto se actualiza con el precio registrado en la compra.
Crédito
Si la compra es a crédito, el saldo del proveedor aumenta por el total de la compra.
Estas operaciones se realizan como parte de la misma transacción. Si ocurre un error durante el proceso, la operación no se confirma parcialmente.
Consultar una compra
Para consultar la información de una compra existente, ubique el registro en el historial y utilice el botón de visualización.
El sistema mostrará información como:
- Número de compra.
- Proveedor.
- Número de factura.
- Tipo de pago.
- Estado.
- Productos incluidos.
- Cantidades.
- Precios de compra.
- Subtotales.
- Total.
Colocar aquí una captura de la ventana de detalle de una compra.
Anular una compra
El sistema permite anular una compra que se encuentre registrada.
Para realizar esta operación, localice la compra en el historial y presione el botón de anulación.
El sistema solicitará una confirmación antes de ejecutar la operación.
La anulación no solamente cambia el estado de la compra. También revierte el efecto que la compra produjo sobre el inventario.
Colocar aquí una captura de la confirmación de anulación.
¿Qué sucede al anular?
Cuando una compra es anulada, el sistema realiza las siguientes operaciones:
Estado
La compra pasa al estado ANULADA.
Inventario
Se resta del stock la cantidad de productos que había sido incorporada por la compra.
Movimiento
Se registra el movimiento de salida correspondiente a la anulación de la compra.
Saldo del proveedor
Si la compra fue a crédito, el saldo del proveedor se reduce por el total de la compra.
Una compra anulada no puede volver a anularse.
Restricción al anular una compra
El sistema protege la integridad del inventario antes de realizar una anulación.
Si al restar los productos de la compra el stock resultara negativo, la operación será rechazada.
Si una compra incorporó 20 unidades de un producto, pero posteriormente el inventario ya no dispone de suficientes unidades para revertir esas 20 unidades, el sistema no permitirá completar la anulación.
Esta validación evita que el inventario termine mostrando cantidades negativas como consecuencia de una anulación.
Herramientas del historial
La tabla de compras dispone de herramientas para facilitar la consulta y gestión de la información.
| Herramienta | Función |
|---|---|
| Buscar | Permite localizar compras utilizando el campo de búsqueda. |
| Excel | Permite exportar la información visible a un archivo de Excel. |
| Permite generar una versión en PDF de la información. | |
| Imprimir | Permite imprimir la información de la tabla. |
| Copiar | Permite copiar los datos de la tabla. |
| Columnas | Permite controlar las columnas visibles. |
| Recargar | Actualiza la información mostrada en la tabla. |
Cantidad de registros por página
El usuario puede seleccionar la cantidad de registros que desea visualizar por página:
Colocar aquí una captura de las herramientas del historial.
Estados de una compra
Una compra registrada inicia con el estado REGISTRADA.
Si posteriormente se realiza una anulación, el estado cambia a ANULADA.
| Estado | Significado |
|---|---|
| REGISTRADA | Compra registrada correctamente en el sistema. |
| ANULADA | Compra anulada y con sus efectos de inventario revertidos. |
Flujo del módulo Compras
El proceso general para registrar una compra es el siguiente:
Flujo de anulación
Recomendaciones de uso
- Seleccione correctamente el proveedor antes de registrar la compra.
- Revise el número de factura antes de guardar.
- Verifique cuidadosamente las cantidades recibidas.
- Confirme el precio de compra de cada producto.
- Revise el subtotal, descuento, impuesto y total antes de guardar.
- Utilice correctamente la modalidad CONTADO o CREDITO.
- Antes de anular una compra, asegúrese de que la operación realmente deba revertirse.
- Evite registrar nuevamente una compra que ya haya sido registrada.
Consideraciones importantes
El módulo no permite editar una compra registrada
Actualmente el módulo permite registrar, consultar y anular compras. No existe una opción para modificar directamente una compra ya registrada.
Por esta razón, se recomienda revisar cuidadosamente toda la información antes de presionar Guardar Compra.
Relación con inventario
Cada compra registrada modifica automáticamente las existencias de los productos incluidos.
Por ello, el registro de una compra debe corresponder siempre a una adquisición real.