Manual de Usuario
Gestión de Productos
Objetivo del módulo
El módulo Productos permite administrar el catálogo de productos utilizados por el sistema ERP.
Desde este módulo es posible registrar, consultar, modificar, activar, desactivar e importar productos, así como administrar información relacionada con existencias, precios, categorías, unidades de medida e imágenes.
Acceso al módulo
Para ingresar al módulo, desde el menú principal del ERP seleccione:
El módulo está disponible para los usuarios con los permisos correspondientes de administración, supervisión o bodega.
Pantalla principal
Al ingresar a Productos se presenta una pantalla de gestión diseñada para consultar rápidamente el estado del catálogo.
La pantalla principal está organizada en las siguientes áreas:
- Encabezado del módulo: identifica el módulo y presenta una descripción de su función.
- Acciones principales: permite registrar productos, realizar importaciones y recargar la información.
- Indicadores: muestran un resumen del estado del catálogo.
- Catálogo de productos: presenta los productos registrados y sus principales datos.
- Barra de búsqueda: permite localizar rápidamente productos.
Indicadores del catálogo
En la parte superior del catálogo se muestran indicadores que permiten conocer rápidamente la situación de los productos.
Total productos
Cantidad total de productos registrados en el catálogo.
Productos activos
Productos actualmente disponibles para las operaciones de venta.
Stock crítico
Productos que tienen existencias, pero cuyo stock se encuentra igual o por debajo del stock mínimo establecido.
Productos agotados
Productos activos que actualmente tienen existencia igual a cero.
Catálogo de productos
El catálogo presenta los productos registrados junto con la información necesaria para su administración.
Entre los datos disponibles se encuentran:
- Código del producto.
- Categoría.
- Descripción del producto.
- Stock actual.
- Stock mínimo.
- Unidad de medida.
- Precio de compra.
- Precio de venta.
- Imagen.
- Estado.
- Fecha de creación.
- Acciones disponibles.
Buscar productos
Para localizar un producto rápidamente utilice el campo “Buscar producto...”.
La búsqueda permite filtrar la información mostrada en el catálogo sin necesidad de recorrer manualmente todas las páginas.
Ubique el campo Buscar producto....
Escriba parte del nombre o información del producto.
El sistema mostrará los registros coincidentes.
Registrar un nuevo producto
Para registrar un nuevo producto haga clic en el botón “Nuevo producto”.
El formulario se encuentra organizado en diferentes secciones para facilitar el registro de la información.
Información general
Permite seleccionar la categoría a la que pertenece el producto.
Define la unidad utilizada para controlar el producto, por ejemplo unidad, caja, litro, kilogramo, etc.
Nombre o descripción del producto. Es un campo obligatorio y permite identificar el producto dentro del ERP.
Información de inventario
Cantidad de unidades disponibles actualmente.
Cantidad mínima establecida para identificar cuándo un producto requiere reposición.
Información comercial
Precio utilizado como referencia para la adquisición del producto.
Precio al que el producto será ofrecido en las operaciones de venta.
El precio de venta no puede ser menor que el precio de compra.
Imagen del producto
El sistema permite asociar una imagen al producto para facilitar su identificación visual.
Los formatos permitidos son:
- JPG / JPEG
- PNG
- WEBP
Si no se proporciona una imagen, el sistema utilizará una imagen predeterminada para identificar el producto.
Guardar el producto
Complete los campos obligatorios del formulario.
Verifique que los precios y existencias sean correctos.
Si lo desea, agregue una imagen.
Presione “Guardar producto”.
Una vez guardado correctamente, el producto aparecerá en el catálogo.
Editar un producto
Para modificar un producto, localícelo en el catálogo y seleccione la opción Editar.
El sistema cargará la información actual del producto para que pueda ser modificada.
Después de realizar los cambios, presione “Guardar producto”.
Activar o desactivar productos
Cada producto posee un estado que determina si se encuentra disponible para las operaciones de venta.
Activo
El producto está disponible para las operaciones correspondientes y puede aparecer en la venta.
Inactivo
El producto permanece registrado, pero deja de estar disponible para las operaciones de venta.
Para cambiar el estado, utilice el botón correspondiente en la columna Acciones.
Eliminar un producto
El sistema protege los productos que mantienen relaciones con otras operaciones del ERP.
Cuando un producto tiene dependencias o movimientos relacionados, el sistema evita eliminar físicamente el registro y procede a deshabilitarlo.
Esta lógica permite conservar la integridad de información relacionada con operaciones como compras, ventas o movimientos de inventario.
Por esta razón, el usuario no necesita determinar manualmente si un producto puede eliminarse o debe desactivarse. El sistema aplica automáticamente la protección correspondiente.
Importación masiva desde Excel
El módulo permite registrar y actualizar varios productos mediante un archivo de Excel.
Para utilizar esta función seleccione el botón “Importar”.
La importación permite agregar productos nuevos y actualizar productos existentes. No elimina productos del catálogo.
Estructura del archivo Excel
El archivo debe contener las siguientes columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Descripción | Nombre o descripción del producto. |
| Categoría | Categoría a la que pertenece el producto. |
| Unidad | Unidad de medida utilizada para el producto. |
| Stock | Existencia inicial o cantidad a actualizar. |
| Precio Compra | Precio de adquisición. |
| Precio Venta | Precio de venta. |
La unidad de medida utilizada en el archivo debe existir previamente en el sistema.
Vista previa del archivo
Antes de realizar la importación, el sistema permite visualizar una vista previa de los registros contenidos en el archivo.
Seleccione el archivo Excel.
Presione “Vista previa”.
Revise los registros mostrados.
Si la información es correcta, continúe con “Importar productos”.
Resultado de la importación
Al finalizar el proceso, el sistema presenta un resumen de los resultados obtenidos.
El reporte puede indicar:
- Insertados: productos nuevos registrados.
- Actualizados: productos existentes cuyos datos fueron modificados.
- Duplicados: registros identificados como posibles duplicados o presentaciones diferentes.
- Omitidos: filas que no fueron procesadas.
- Errores: registros que no pudieron procesarse correctamente.
- Total procesado: cantidad de registros considerados durante el proceso.
- Tiempo de procesamiento: duración de la importación.
La importación está diseñada para agregar y actualizar información sin eliminar productos existentes.
Reglas importantes del módulo
El código del producto es generado automáticamente por el sistema utilizando la categoría y una secuencia.
Todo producto debe contar con una descripción.
Todo producto debe estar asociado a una categoría y una unidad de medida.
Los precios no pueden ser negativos y el precio de venta no puede ser menor que el precio de compra.
Las existencias y el stock mínimo deben ser valores iguales o superiores a cero.
Un producto desactivado permanece registrado, pero deja de estar disponible para la venta.
Los productos relacionados con otras operaciones son protegidos por el sistema para conservar la integridad de la información.
La importación masiva permite agregar y actualizar productos, pero no elimina productos existentes.
Relación con otros módulos
El catálogo de productos constituye una parte central del ERP, ya que diferentes módulos utilizan la información registrada aquí.
📁 Categorías
Cada producto pertenece a una categoría que permite organizar el catálogo.
📦 Compras
Los productos pueden ser utilizados en operaciones de adquisición y abastecimiento.
🛒 Ventas
Los productos activos pueden estar disponibles para las operaciones de venta.
📊 Kardex / Inventario
Los movimientos relacionados con productos permiten controlar las existencias.
Recomendaciones de uso
- Utilice nombres claros y consistentes para los productos.
- Evite registrar varias veces el mismo producto con descripciones diferentes.
- Mantenga actualizados los precios de compra y venta.
- Defina correctamente el stock mínimo para facilitar el control de reposición.
- Utilice imágenes claras cuando sea necesario identificar visualmente un producto.
- Antes de realizar una importación masiva, revise siempre la vista previa del archivo.
- No modifique manualmente los códigos generados por el sistema sin una necesidad administrativa justificada.
- Utilice la desactivación cuando un producto ya no deba utilizarse, en lugar de intentar eliminar información histórica.