Introducción
Todo negocio necesita relacionarse con personas y empresas que le suministran los productos, repuestos, materiales o servicios necesarios para desarrollar sus actividades.
A medida que el negocio crece, también aumenta la cantidad de proveedores con los que se trabaja. Por esta razón, es importante mantener organizada la información relacionada con cada uno de ellos.
El módulo Proveedores permite registrar y administrar la información general, fiscal, de contacto y comercial de las personas o empresas que suministran productos al negocio.
¿Qué es un proveedor?
Un proveedor es una persona o empresa que suministra productos, repuestos, materiales o servicios a un negocio.
En una empresa dedicada a la comercialización de repuestos, por ejemplo, un proveedor puede suministrar productos relacionados con:
- Frenos
- Suspensión
- Motor
- Sistema eléctrico
- Lubricantes
- Refrigeración
Ejemplo
Supongamos que el negocio compra repuestos a diferentes empresas:
| Proveedor | Productos suministrados |
|---|---|
| Repuestos del Norte | Frenos y suspensión |
| Importadora Automotriz | Motor y sistema eléctrico |
| Lubricantes Centroamericanos | Aceites y lubricantes |
Proveedor y empresa
En muchos casos, el proveedor será una empresa formalmente constituida. Sin embargo, también puede tratarse de una persona que realiza actividades comerciales.
Por esta razón, el ERP permite registrar información tanto de la empresa como de la persona de contacto.
Proveedor
Repuestos del Norte
Identifica a la persona o empresa con la que se realiza la relación comercial.
Contacto
Juan Pérez
Persona con quien normalmente se mantiene comunicación.
¿Qué información debemos registrar?
El módulo Proveedores está diseñado para reunir en un solo lugar la información necesaria para identificar y administrar correctamente a cada proveedor.
La información se organiza principalmente en cuatro grupos:
| Grupo | Ejemplos |
|---|---|
| Datos generales | Nombre, empresa, contacto |
| Información fiscal | RUC, cédula |
| Contacto | Teléfono, correo, sitio web, dirección |
| Información comercial | Crédito, límite, días de crédito, saldo |
¿Por qué es importante mantener proveedores correctamente registrados?
Un catálogo de proveedores bien organizado facilita el trabajo diario y permite mantener información confiable para los procesos de compra.
Una información correctamente registrada ayuda a:
- Identificar rápidamente a los proveedores.
- Contar con información de contacto actualizada.
- Consultar información fiscal.
- Conocer las condiciones de crédito.
- Facilitar el registro de compras.
- Mantener organizada la información comercial.
- Consultar y generar reportes.
Información general
La sección Datos Generales contiene la información básica utilizada para identificar al proveedor.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre * | Nombre con el que se identifica al proveedor. |
| Empresa | Nombre de la empresa relacionada con el proveedor. |
| Persona de Contacto | Persona con quien normalmente se mantiene comunicación. |
Información fiscal
La sección Información Fiscal permite registrar datos utilizados para identificar formalmente al proveedor.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| RUC | Número de Registro Único de Contribuyente del proveedor. |
| Cédula | Documento de identificación cuando corresponda. |
Información de contacto
Esta sección permite almacenar los diferentes medios mediante los cuales podemos comunicarnos con el proveedor.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Teléfono * | Número principal de contacto. |
| Teléfono 2 | Número alternativo. |
| Correo electrónico del proveedor. | |
| Sitio Web | Página web del proveedor, si dispone de ella. |
| Dirección | Dirección física. |
| Ciudad | Ciudad donde se encuentra ubicado. |
| País | País del proveedor. El sistema establece Nicaragua como valor inicial. |
Información comercial y crédito
La sección Información Comercial permite registrar las condiciones relacionadas con el crédito otorgado por el proveedor.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Crédito | Indica si el proveedor maneja una línea de crédito. |
| Límite Crédito | Monto máximo de crédito establecido. |
| Días Crédito | Cantidad de días concedidos para realizar el pago. |
| Saldo | Saldo registrado con el proveedor. |
| Observaciones | Información adicional de utilidad para la relación comercial. |
Los proveedores dentro del ERP
El módulo Proveedores forma parte de la información maestra utilizada por otros procesos del sistema.
El flujo general puede representarse de la siguiente manera:
Por esta razón, es recomendable que los proveedores estén correctamente registrados antes de comenzar a registrar operaciones de compra.
Flujo del módulo Proveedores
Ingresar al módulo Proveedores
Desde el sistema ERP, ingrese al módulo correspondiente a Proveedores.
Conocer la pantalla principal
Al ingresar al módulo se presenta una pantalla de administración desde la cual se pueden consultar, registrar y administrar los proveedores.
La pantalla está organizada para facilitar la consulta de información y el acceso a las principales operaciones del catálogo.
Indicadores del módulo
En la parte superior del módulo se muestran indicadores que permiten conocer rápidamente el estado del catálogo.
| Indicador | Qué representa |
|---|---|
| Total Proveedores | Cantidad total de proveedores registrados. |
| Proveedores Activos | Proveedores disponibles para operar. |
| Crédito Activo | Proveedores que tienen habilitada una línea de crédito. |
| Proveedores Inactivos | Proveedores que actualmente se encuentran deshabilitados. |
Consultar los proveedores existentes
Al ingresar al módulo se presenta el catálogo de proveedores registrados.
El catálogo muestra información como:
- ID
- Código
- Proveedor
- Empresa
- Contacto
- Teléfono
- Crédito
- Estado
- Fecha de registro
- Acciones disponibles
Crear un nuevo proveedor
Cuando un proveedor todavía no existe en el sistema, utilice la opción Nuevo Proveedor.
El sistema abrirá un formulario donde podrá registrar la información correspondiente.
Registrar la información
El formulario de proveedores está dividido en diferentes secciones para facilitar el registro de la información.
Datos Generales
- Nombre *
- Empresa
- Persona de Contacto
Información Fiscal
- RUC
- Cédula
Información de Contacto
- Teléfono *
- Teléfono 2
- Sitio Web
- Dirección
- Ciudad
- País
Registrar información comercial y crédito
Si el proveedor trabaja bajo condiciones de crédito, seleccione Sí en el campo correspondiente.
Posteriormente podrá registrar las condiciones correspondientes:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Crédito | Sí |
| Límite Crédito | C$ 50,000 |
| Días Crédito | 30 días |
| Saldo | C$ 12,500 |
Guardar el proveedor
Después de completar la información, revise los datos antes de proceder a guardar.
Si la información requerida está completa, el sistema procesará el registro y mostrará un mensaje indicando que el proveedor fue guardado correctamente.
Verificar el proveedor creado
Después de guardar, revise nuevamente el catálogo para confirmar que el proveedor aparece correctamente.
El proveedor aparecerá con un código generado automáticamente, por ejemplo:
Editar un proveedor
Cuando sea necesario corregir o actualizar información de un proveedor, utilice la acción de editar disponible en el catálogo.
El sistema abrirá el formulario con la información existente para que pueda realizar los cambios necesarios.
Después de modificar la información, utilice el botón Guardar.
Activar y desactivar proveedores
El catálogo permite cambiar el estado de un proveedor entre Activo e Inactivo.
Activo
Disponible
El proveedor permanece habilitado para los procesos correspondientes.
Inactivo
Deshabilitado
El proveedor permanece registrado, pero se encuentra deshabilitado.
Antes de realizar el cambio, el sistema solicita confirmación al usuario.
Eliminar un proveedor
El catálogo dispone de una opción para eliminar proveedores. Sin embargo, el comportamiento depende de si el proveedor tiene información relacionada dentro del sistema.
Proveedor sin dependencias
Si el proveedor no tiene información relacionada con otros procesos, el sistema puede eliminar el registro.
Proveedor con dependencias
Si el proveedor tiene compras u otra información relacionada, el sistema evita eliminarlo físicamente.
En este caso, el proveedor será deshabilitado para conservar la integridad de la información histórica.
Buscar y consultar proveedores
Cuando el catálogo contiene muchos registros, no es necesario revisar proveedor por proveedor.
Utilice el campo de búsqueda del catálogo para localizar rápidamente la información.
La búsqueda facilita la localización de proveedores utilizando información visible dentro del catálogo.
Exportar información
El catálogo de proveedores dispone de herramientas para trabajar con la información mostrada en la tabla.
Entre las opciones disponibles se encuentran:
- Exportar a Excel.
- Exportar a PDF.
- Imprimir.
- Copiar información.
- Mostrar u ocultar columnas.
- Recargar el catálogo.
Ejemplo práctico
Supongamos que el negocio comienza a trabajar con un nuevo proveedor llamado Repuestos del Norte.
Antes de registrarlo, el usuario revisa el catálogo y confirma que no existe otro proveedor con el mismo nombre.
La información podría registrarse de la siguiente manera:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Nombre | Repuestos del Norte |
| Empresa | Repuestos del Norte, S.A. |
| Contacto | Juan Pérez |
| RUC | J0000000000000 |
| Teléfono | 8888-8888 |
| ventas@ejemplo.com | |
| Ciudad | Managua |
| País | Nicaragua |
| Crédito | Sí |
| Límite de crédito | C$ 50,000 |
| Días de crédito | 30 |
Después de revisar la información, el usuario guarda el registro. El sistema genera automáticamente el código del proveedor.
A partir de ese momento, el proveedor queda registrado en el catálogo y podrá ser utilizado en los procesos correspondientes.
Buenas prácticas
27.1 Revisar antes de crear
Antes de registrar un proveedor nuevo, consulte el catálogo para comprobar que no exista previamente.
27.2 Utilizar nombres claros
Utilice el nombre con el que el proveedor es conocido comercialmente y evite nombres ambiguos.
27.3 Mantener actualizados los contactos
Los teléfonos, correos y personas de contacto pueden cambiar. Mantenerlos actualizados facilita la comunicación.
27.4 Registrar correctamente la información fiscal
Revise cuidadosamente los datos fiscales proporcionados por el proveedor.
27.5 Registrar correctamente las condiciones de crédito
Si existe crédito, asegúrese de registrar correctamente el límite y los días acordados.
27.6 Evitar eliminar información histórica
Si un proveedor ya tiene operaciones relacionadas, es preferible conservar su registro y utilizar el estado inactivo cuando corresponda.
Errores comunes
Error 1 — Registrar el mismo proveedor varias veces
Error 2 — Utilizar información de contacto incorrecta
Un teléfono o correo incorrecto puede dificultar la comunicación con el proveedor.
Error 3 — Activar crédito sin verificar las condiciones
La información de crédito debe corresponder a las condiciones comerciales realmente acordadas.
Error 4 — Intentar eliminar un proveedor con historial
Un proveedor que ya tiene operaciones relacionadas debe conservar su información histórica.
Error 5 — Registrar información incompleta
Aunque solamente algunos campos sean obligatorios, es recomendable registrar toda la información disponible que sea útil para el negocio.
¿Qué relación tiene Proveedores con otros módulos?
Proveedores no funciona de manera aislada. La información registrada puede ser utilizada en otros procesos del ERP.
Por esta razón, registrar correctamente un proveedor desde el principio ayuda a mantener organizada la información que posteriormente será utilizada en las operaciones del negocio.
Preguntas frecuentes
¿El código del proveedor lo debo escribir manualmente?
No. El sistema genera automáticamente el código del proveedor cuando se crea un nuevo registro.
¿Cuáles son los campos obligatorios?
Actualmente el sistema requiere el Nombre y el Teléfono para guardar el proveedor.
¿Puedo registrar un proveedor sin crédito?
Sí. El campo Crédito permite indicar si el proveedor trabaja o no bajo una línea de crédito.
¿Puedo modificar la información de un proveedor?
Sí. Utilice la opción de edición disponible en el catálogo, modifique la información y guarde los cambios.
¿Puedo desactivar un proveedor?
Sí. El sistema permite cambiar su estado entre activo e inactivo.
¿Qué ocurre si intento eliminar un proveedor que tiene compras?
El proveedor no será eliminado físicamente. El sistema lo deshabilitará para conservar la información relacionada con sus operaciones anteriores.
¿Debo eliminar un proveedor que ya no trabaja con el negocio?
No necesariamente. Si el proveedor tiene historial de operaciones, es preferible mantener el registro y deshabilitarlo.
¿Puedo exportar el catálogo?
Sí. El módulo dispone de herramientas para exportar información a Excel y PDF, además de otras opciones de impresión y consulta.
Antes de comenzar a registrar compras
Antes de comenzar a registrar una gran cantidad de compras en el ERP, se recomienda revisar que los principales proveedores del negocio ya se encuentren correctamente registrados.
También es recomendable verificar que la información comercial relacionada con el crédito se encuentre correctamente documentada.
Resumen
Un proveedor es una persona o empresa que suministra productos, materiales o servicios al negocio.
El módulo Proveedores permite organizar su información general, fiscal, de contacto y comercial en un solo lugar.
Un proveedor correctamente registrado facilita el proceso de compras y ayuda a mantener organizada la información comercial del negocio.
Antes de registrar un proveedor nuevo, revise el catálogo. Mantenga actualizados sus datos y utilice correctamente los estados activo e inactivo.
Cuando un proveedor ya tiene operaciones relacionadas, su información histórica debe conservarse. Por esta razón, el sistema puede deshabilitarlo en lugar de eliminarlo físicamente.