Introducción
El módulo Ventas es la estación de trabajo utilizada para atender operaciones comerciales desde una misma pantalla. Desde aquí se pueden buscar productos, incorporarlos a una lista de artículos, seleccionar al cliente y decidir si se registrará una venta o se generará una cotización.
La pantalla reúne las acciones principales para que el usuario no tenga que cambiar de módulo durante el registro de una operación. También presenta los importes calculados, como subtotal, descuentos, impuesto y total.
¿Qué es una venta?
Una venta es la operación mediante la cual el negocio registra los productos que entrega o vende a un cliente y el importe correspondiente.
Al registrar una venta desde esta estación, el usuario selecciona los productos, revisa las cantidades y los precios, elige el método de pago y guarda la operación. El sistema calcula los importes y, cuando la venta se registra correctamente, muestra un mensaje de confirmación con el número de factura.
¿Qué es una cotización?
Una cotización es una propuesta comercial que permite presentar a un cliente los productos considerados y sus importes, sin registrar en ese momento una venta desde la opción de facturación.
En el modo de cotización, el sistema permite seleccionar un cliente y completar información adicional como la fecha de validez y las observaciones. Estos datos ayudan a identificar las condiciones de la propuesta.
Venta y cotización: diferencias
Ambas operaciones pueden comenzar seleccionando productos en la misma pantalla, pero su propósito es diferente.
FACTURAR
- Registra una venta.
- Solicita un método de pago.
- Verifica la disponibilidad del inventario.
- Requiere que exista una caja abierta.
- Al completarse, muestra un número de factura.
COTIZAR
- Prepara una propuesta para el cliente.
- Requiere seleccionar un cliente.
- Permite indicar validez y observaciones.
- El botón cambia a “GENERAR COTIZACIÓN”.
- La operación se guarda como cotización.
¿Qué es la estación de trabajo?
La estación de trabajo de ventas es una pantalla diseñada para reunir en un mismo lugar la búsqueda de productos, el carrito de la operación, la selección del cliente y el registro de la venta o cotización.
Su objetivo es facilitar la atención en el mostrador y mantener visibles los productos seleccionados y sus importes mientras se prepara la operación.
Flujo general del módulo
Ingresar a Ventas
Desde el sistema ERP, ingrese al módulo Ventas y abra la opción identificada como Punto de Venta / Estación de Trabajo. El acceso está destinado a los roles autorizados por el sistema: administrador, supervisor y cajero.
Conocer la pantalla
La estación de trabajo se organiza en áreas que cumplen funciones diferentes.
| Área | ¿Para qué sirve? |
|---|---|
| Productos | Buscar artículos por nombre o código y filtrar por categoría. |
| Carrito | Ver los productos que formarán parte de la venta o cotización. |
| Cliente | Seleccionar el cliente asociado a la operación. |
| Modo de operación | Elegir entre FACTURAR y COTIZAR. |
| Método de pago | Indicar cómo se registra el pago de una venta. Se muestra en modo FACTURAR. |
| Totales | Consultar subtotal, descuento, impuesto y total calculado. |
| Acciones | Guardar la operación o cancelar el contenido actual del carrito. |
Buscar productos
El área de productos permite localizar los artículos que se agregarán a la operación.
- Ubique el campo Buscar producto por nombre o código.
- Escriba el nombre, una parte del nombre o el código del producto.
- Si lo necesita, utilice el filtro de categoría para reducir los resultados.
- Revise la descripción, el código, la existencia y el precio que aparecen en la tabla.
- Utilice el control de cantidad y el botón para agregar el producto al carrito.
Indicadores de existencia
La tabla utiliza indicadores para ayudar a reconocer la disponibilidad del producto. El sistema identifica productos agotados y señala como críticos los que tienen una existencia de dos unidades o menos. La disponibilidad se debe revisar especialmente al facturar.
Agregar y administrar productos
El carrito es la lista de productos incluidos en la operación que todavía se está preparando. No debe confundirse con una venta ya guardada.
Agregar un producto
- Localice el producto en la tabla.
- Indique la cantidad deseada.
- Presione el botón para agregarlo al carrito. También puede utilizar Enter desde el campo de cantidad.
- Compruebe que el producto aparezca en el carrito con la cantidad y el precio correctos.
Modificar cantidades
Utilice los controles de cantidad del carrito para aumentar o disminuir las unidades. Compruebe que el total de la línea y los importes generales se actualicen correctamente.
Quitar un producto
Utilice el control de eliminación de la línea correspondiente cuando un artículo ya no deba formar parte de la operación.
Seleccionar el cliente
El selector de cliente permite asociar la operación con una persona o negocio registrado en el ERP.
- Para facturar: puede mantenerse el cliente predeterminado Cliente contado cuando corresponda a una venta de contado sin un cliente específico seleccionado.
- Para cotizar: es obligatorio seleccionar un cliente.
Registrar una venta
Utilice el modo FACTURAR cuando corresponda registrar la venta. Este es el modo seleccionado inicialmente al abrir la estación de trabajo.
Procedimiento
- Confirme que esté seleccionado FACTURAR.
- Busque los productos que solicita el cliente y agréguelos al carrito.
- Revise cada artículo, la cantidad, el precio y los descuentos que correspondan.
- Seleccione el cliente adecuado o mantenga Cliente contado si corresponde.
- Seleccione el método de pago disponible: EFECTIVO, TARJETA, TRANSFERENCIA o CREDITO.
- Revise el subtotal, el descuento, el impuesto y el total.
- Presione COBRAR o utilice el atajo Ctrl+G.
- Espere el mensaje del sistema que confirme que la venta fue registrada.
Confirmación
Cuando la operación se registra correctamente, el sistema presenta un mensaje de éxito e indica el número de factura. Si aparece un mensaje de error, léalo y corrija la causa indicada antes de volver a intentarlo.
Generar una cotización
Utilice el modo COTIZAR cuando necesite preparar una propuesta para un cliente antes de registrar una venta.
Procedimiento
- Seleccione el modo COTIZAR.
- Busque y agregue los productos que desea incluir en la propuesta.
- Revise cantidades, precios, descuentos e importes.
- Seleccione el cliente. Este dato es obligatorio para generar la cotización.
- Si corresponde, indique la fecha de validez de la propuesta.
- Agregue observaciones cuando sea necesario aclarar alguna condición.
- Revise el total de la cotización.
- Presione GENERAR COTIZACIÓN o utilice Ctrl+G.
- Espere el mensaje que confirme que la cotización fue generada.
El sistema muestra una confirmación cuando la cotización se genera correctamente. La pantalla permite preparar la propuesta; no interprete esa acción como una venta facturada.
Comprender los totales
Los importes del carrito permiten revisar cuánto suman los productos y cómo se obtiene el total de la operación.
| Concepto | Significado |
|---|---|
| Subtotal bruto | Suma de los importes de los productos antes de aplicar descuentos. |
| Descuento | Importe que se resta cuando se aplican descuentos autorizados. |
| Subtotal | Importe después de descontar los descuentos aplicados. |
| Impuesto | Importe calculado con el porcentaje de impuesto configurado en el sistema. |
| Total | Importe final calculado para la operación. |
Revise los importes antes de guardar, especialmente si se modificaron cantidades o descuentos durante la preparación de la operación.
Cancelar una operación
El botón Cancelar permite limpiar los productos que se han ingresado en el carrito mientras se prepara la operación.
- Presione Cancelar si necesita descartar el contenido actual.
- Si el carrito contiene productos, el sistema mostrará una pregunta de confirmación.
- Seleccione Sí, cancelar únicamente si desea borrar los productos ingresados.
- Si desea conservarlos, elija la opción para continuar con la operación.
Atajos de teclado y ayuda
La estación de trabajo dispone de dos atajos confirmados para facilitar las acciones principales.
| Atajo | Acción | Cuándo utilizarlo |
|---|---|---|
| Ctrl+G | Ejecuta la acción principal de la pantalla. | Guarda la venta cuando está en FACTURAR o genera la cotización cuando está en COTIZAR. |
| F1 | Abre la ayuda del módulo en una pestaña nueva. | Cuando necesite consultar las instrucciones de uso. |
Relación con Caja, Facturas e Inventario
El módulo de Ventas forma parte de un flujo más amplio dentro del ERP.
Caja
El botón Caja abre el módulo de caja en una pestaña nueva. La venta requiere que exista una caja abierta para poder registrarse.
Facturas
El botón Facturas abre la consulta de ventas o facturas en una pestaña nueva. Utilice esa opción para acceder al listado de ventas disponible desde el sistema.
Inventario
Al registrar una venta, el sistema valida las existencias y actualiza el inventario de los productos vendidos. Por ello, es importante seleccionar el producto correcto y revisar las cantidades antes de guardar.
Buenas prácticas
18.1 Confirmar el producto
Revise nombre y código antes de agregarlo, especialmente cuando existan artículos similares.
18.2 Revisar las cantidades
Compruebe las unidades de cada línea antes de facturar o generar la cotización.
18.3 Verificar el cliente
Seleccione el cliente correcto cuando la operación corresponda a una persona o negocio identificado. Recuerde que las cotizaciones requieren cliente.
18.4 Elegir el modo correcto
Use FACTURAR para registrar una venta y COTIZAR para preparar una propuesta comercial.
18.5 Revisar los importes
Verifique subtotal, descuentos, impuesto y total antes de guardar la operación.
18.6 Leer los mensajes del sistema
Si aparece un error, lea el mensaje completo y atienda la causa indicada antes de volver a intentarlo.
18.7 Confirmar que se guardó
Espere el mensaje de éxito y el número de factura o la confirmación de cotización antes de dar por terminada la operación.
Errores comunes
Error 1 — Intentar guardar sin productos
Error 2 — Intentar facturar sin caja abierta
Error 3 — No seleccionar un método de pago
Error 4 — No seleccionar cliente para cotizar
Error 5 — Existencia insuficiente
Error 6 — Descuento rechazado
Error 7 — Confundir cancelar con anular
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre FACTURAR y COTIZAR?
FACTURAR registra una venta y solicita un método de pago. COTIZAR prepara una propuesta comercial, requiere un cliente y permite indicar validez y observaciones.
¿Puedo facturar si no hay una caja abierta?
No. El sistema requiere una caja abierta para registrar la venta. Ingrese al módulo Caja y complete la apertura correspondiente.
¿Es obligatorio seleccionar un cliente?
Para cotizar, sí. En modo FACTURAR puede utilizarse el cliente predeterminado “Cliente contado” cuando corresponda.
¿Qué hace Ctrl+G?
Ejecuta la acción principal: registra la venta en modo FACTURAR o genera la cotización en modo COTIZAR.
¿Qué hace F1?
Abre la ayuda del módulo en una pestaña nueva.
¿Qué ocurre si cancelo una operación?
Si el carrito tiene productos, el sistema solicita confirmación. Si confirma, se limpian los productos ingresados en esa operación en pantalla.
¿El total siempre utiliza el mismo porcentaje de impuesto?
El cálculo utiliza el porcentaje configurado en el sistema. Si tiene dudas sobre el porcentaje vigente, consulte la configuración o al responsable autorizado.
¿Cómo sé si la venta se guardó?
Espere el mensaje de confirmación de venta registrada y revise el número de factura que muestra el sistema.
Resumen
La estación de trabajo de Ventas permite buscar productos, agregarlos al carrito, seleccionar el cliente, revisar los importes y completar una de dos operaciones: registrar una venta o generar una cotización.
FACTURAR registra la venta. COTIZAR prepara una propuesta.
Antes de terminar, compruebe que seleccionó el modo correcto, que la información es precisa y que el sistema mostró la confirmación de la operación.